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C1 Broker - Insurance Broker in Spain Corretores de Seguros Versicherungsmakler

*Richtlinie zur automatischen Aufzeichnung von Telefongesprächen

Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde und strategischer Partner,

Bei C1 Broker verstehen wir, dass Vertrauen die Grundlage jeder professionellen Beziehung ist. Daher handeln wir bei jeder Interaktion mit unseren Kunden nach den Grundsätzen der Transparenz, Rechtssicherheit und Verantwortung.

Im Rahmen unseres Engagements für Servicequalität sowie zum Schutz unserer Kunden und unseres Teams können bestimmte ein- oder ausgehende Telefongespräche automatisch aufgezeichnet werden.

Diese Richtlinie erläutert klar, warum wir diese Aufzeichnungen durchführen, auf welcher Rechtsgrundlage sie beruhen und welche Garantien wir zum Schutz personenbezogener Daten anwenden — alles im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), dem Organgesetz 3/2018 und den sonstigen anwendbaren spanischen Vorschriften.

Die Aufzeichnung von Gesprächen ist Teil unseres umfassenden Compliance-Modells, das in unserer Compliance-Richtlinie, unserer Datenschutzerklärung sowie im entsprechenden Impressum beschrieben ist.

 

Digital Compliance

Wir erkennen die Bedeutung an, sicherzustellen, dass die Informationen unserer Kunden jederzeit geschützt sind.

Zu diesem Zweck verfügen wir über eine eigene Abteilung für Digital Compliance, deren Ziel es ist, sicherzustellen, dass unsere Prozesse, Technologien und Kommunikationssysteme — einschließlich der automatischen Aufzeichnung von Gesprächen — den höchsten Standards in Bezug auf Sicherheit, Vertraulichkeit und Integrität der Informationen entsprechen.

Wir verpflichten uns, bei Best Practices in den Bereichen digitale Sicherheit und Datenschutz an der Spitze zu bleiben und unseren Kunden die Gewissheit zu geben, dass ihre Informationen ordnungsgemäß geschützt sind.

Auf unserer Website finden Sie transparent und leicht zugänglich detaillierte Informationen zu:

  • Impressum

  • Datenschutzerklärung

  • Allgemeine Geschäftsbedingungen

  • Cookie-Richtlinie

  • ARSOL-Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Widerspruch und Einschränkung)

  • Kundenservice-Reglement (SAC)

  • Robinson-Liste

  • Rechtliche Einwilligung

Unser Ziel ist nicht Kontrolle, sondern Rechtssicherheit, ordnungsgemäße Vertragsverwaltung und Schutz vor möglichen Vorfällen oder Streitigkeiten.

1. Rechtlicher Rahmen und Compliance-Verpflichtung

Diese Richtlinie regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die sich aus der automatischen Aufzeichnung von Telefongesprächen ergibt, die von C1 Broker® im ausschließlichen Rahmen der vorvertraglichen und vertraglichen Versicherungsverwaltung durchgeführt oder empfangen werden.

Die Aufzeichnung ist strikt auf folgende Kommunikationsarten beschränkt:

  • Abschluss von Versicherungsverträgen

  • Änderungen von Policen

  • Schadenbearbeitung und -abwicklung

  • Mit dem Versicherungsverhältnis unmittelbar verbundene Kommunikation

Außerhalb des beruflichen oder vertraglichen Rahmens werden keine Aufzeichnungen vorgenommen.

Die Verarbeitung erfolgt gemäß:

  • Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO)

  • Organgesetz 3/2018 (LOPDGDD)

  • Spanische Verfassung (Art. 18)

  • Arbeitnehmerstatut (Art. 20.3)

  • Artikel 89 LOPDGDD

  • Versicherungsspezifische Vorschriften

C1 Broker® handelt nach den Grundsätzen des Artikels 5 DSGVO: Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Datenminimierung, Zweckbindung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit.

3.1 Hauptgrundlage

Die Verarbeitung stützt sich vorrangig auf Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

Die Aufzeichnung ist ein notwendiges und verhältnismäßiges Mittel, um:

  • den Vertragswillen nachzuweisen

  • Rechtssicherheit zu gewährleisten

  • Schutz vor Ansprüchen zu bieten

3.2 Berechtigtes Interesse

Zusätzlich stützt sich die Verarbeitung auf Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO hinsichtlich:

  • Rechtsverteidigung

  • Betrugsprävention

  • organisatorischem Schutz

C1 Broker® hat eine entsprechende Interessenabwägung (LIA) durchgeführt und festgestellt, dass die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen nicht überwiegen.

3.3 Rechtliche Verpflichtung

In bestimmten Fällen kann Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO Anwendung finden.

3.4 Keine Einwilligungsgrundlage

Die Verarbeitung beruht nicht auf einer Einwilligung, da sie für die Vertragsverwaltung erforderlich ist.

Es können folgende Daten verarbeitet werden:

  • Identifikationsdaten

  • Kontaktdaten

  • Wirtschafts- und Finanzdaten

  • Vertragsinformationen

  • Schadensbezogene Daten

Im Rahmen der Schadenbearbeitung können — soweit erforderlich — Gesundheitsdaten verarbeitet werden. In diesem Fall erfolgt die Verarbeitung gemäß Artikel 9 Abs. 2 lit. f DSGVO.

Es erfolgt keine Verarbeitung biometrischer Daten oder Sprachanalyse zur eindeutigen Identifizierung.

Diese Richtlinie ergänzt die Informationen gemäß dem Schichtmodell nach Artikel 11 LOPDGDD.

 

Die Aufzeichnung:

  • erfolgt automatisch, jedoch ausschließlich im vertraglichen Kontext

  • wird nicht zur wahllosen Überwachung verwendet

  • wird nicht zur automatisierten Profilbildung eingesetzt

  • dient nicht der systematischen Leistungsbewertung von Mitarbeitern

Der Zugriff ist auf autorisiertes Personal nach dem Need-to-know-Prinzip beschränkt.

Die Aufzeichnungen werden gemäß Artikel 5 Abs. 1 lit. e DSGVO gespeichert.

Insbesondere:

  1. Während der Vertragslaufzeit, wenn die Aufzeichnung mit dem Versicherungsvertrag zusammenhängt.

  2. Nach Vertragsbeendigung maximal fünf (5) Jahre gemäß Artikel 1964 Spanisches Zivilgesetzbuch, sofern keine andere gesetzliche Frist gilt.

Danach:

  • werden die Aufzeichnungen gegebenenfalls gesperrt

  • anschließend sicher gelöscht

Vorzeitige Löschung aus technischen Gründen

Eine vorzeitige Löschung kann erfolgen, sofern:

  • kein Verfahren anhängig ist

  • keine Beweisnotwendigkeit absehbar ist

  • keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht

Eine unbegrenzte Speicherung ist ausdrücklich untersagt.

In Übereinstimmung mit Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679 und unter Anwendung des Grundsatzes der Integrität und Vertraulichkeit gemäß Artikel 5 Abs. 1 lit. f DSGVO implementiert C1 Broker® – WISEG MEDIACIÓN DE SEGUROS, S.L. geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, die darauf ausgelegt sind, ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten.

Insbesondere werden die Aufzeichnungen geschützt durch:

  • Verschlüsselung der Informationen sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung.

  • Zugriffskontrollsysteme auf Grundlage beruflicher Rollen und Profile.

  • Zugriffsprotokolle (auditierbare Logs), die die Nachverfolgbarkeit von Abfragen, Downloads und Wiedergaben ermöglichen.

  • Technische Mechanismen zur Gewährleistung der Integrität, Authentizität und Unveränderlichkeit der Aufzeichnungen.

  • Interne digitale Verwahrungs- und Dokumentenmanagementprotokolle.

Aufzeichnungen können als Beweismittel in Verwaltungs-, Schieds- oder Gerichtsverfahren verwendet werden, sofern dies zur Verteidigung von Rechten oder berechtigten Interessen erforderlich ist, wobei jederzeit ihre Authentizität, Integrität und digitale Beweiskette gewährleistet wird.

 

Eingeschränkter Zugriff und zulässige Nutzung

Der Zugriff auf Aufzeichnungen ist strikt auf ausdrücklich autorisiertes Personal beschränkt, basierend auf beruflichen Erforderlichkeitskriterien im Zusammenhang mit den in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecken.

Jeder Zugriff, jede Einsichtnahme, Vervielfältigung, jeder Download oder jede Offenlegung von Aufzeichnungen ohne gerechtfertigten und dokumentierten Grund ist ausdrücklich untersagt. Explorative oder unbefugte Zugriffe stellen einen internen Verstoß dar und können disziplinarische Maßnahmen gemäß den geltenden arbeitsrechtlichen Vorschriften nach sich ziehen, unbeschadet etwaiger daraus resultierender rechtlicher Haftung.

 

Technische Überwachung und Systemprüfung

Die von C1 Broker® verwendeten Aufzeichnungs- und Speichersysteme unterliegen einer regelmäßigen technischen Überwachung, einschließlich:

  • Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen.

  • Verifizierung der Zugriffskontrollen.

  • Bewertung der vertraglichen Compliance von Technologieanbietern, die als Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 DSGVO tätig sind.

  • Analyse der mit der Verarbeitung verbundenen Risiken.

C1 Broker® führt angemessene und verhältnismäßige Kontrollen durch, um die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der die Aufzeichnungen unterstützenden Systeme sicherzustellen, in Anwendung des Rechenschaftspflichtprinzips gemäß Artikel 24 DSGVO.

 

Keine automatisierten Entscheidungen und keine biometrischen Technologien

C1 Broker® – WISEG MEDIACIÓN DE SEGUROS, S.L. verwendet keine biometrischen Spracherkennungssysteme, automatisierte Emotionsanalysen, automatische Transkriptionstools zu Profiling-Zwecken oder Technologien der künstlichen Intelligenz, die darauf abzielen, automatisierte Einzelentscheidungen auf Grundlage von Aufzeichnungen zu treffen.

Die Aufzeichnungen werden ausschließlich von autorisiertem Personal und zu vertraglichen, organisatorischen sowie rechtlichen Verteidigungszwecken verarbeitet, ohne jegliche automatisierte Verarbeitung, die rechtliche Wirkungen entfaltet oder die betroffenen Personen erheblich beeinträchtigt, gemäß Artikel 22 der Verordnung (EU) 2016/679.

Betroffene Personen können die folgenden Rechte ausüben:

  • Auskunft (einschließlich der Anforderung einer Kopie der Aufzeichnung, sofern zutreffend).

  • Berichtigung.

  • Löschung.

  • Einschränkung der Verarbeitung.

  • Widerspruch.

Die Bereitstellung einer Kopie erfolgt vorbehaltlich der Identitätsprüfung sowie des Schutzes der Rechte Dritter, die möglicherweise an dem Gespräch beteiligt waren.

Betroffene Personen können zudem eine Beschwerde bei der spanischen Datenschutzbehörde (AEPD) einreichen.

Betroffene Personen können die in den Artikeln 15 bis 22 der Verordnung (EU) 2016/679 sowie in den anwendbaren spanischen Vorschriften anerkannten Rechte ausüben, einschließlich:

  • Recht auf Auskunft.

  • Recht auf Berichtigung.

  • Recht auf Löschung.

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.

  • Recht auf Widerspruch.

Anträge sind an C1 Broker® – WISEG MEDIACIÓN DE SEGUROS, S.L. über die in der Datenschutzerklärung angegebenen Kanäle zu richten.

 

Auskunftsrecht in Bezug auf Aufzeichnungen

Bezieht sich das Auskunftsrecht auf eine Gesprächsaufzeichnung, kann C1 Broker®:

  • eine Kopie der Aufzeichnung bereitstellen, wenn der Antragsteller an dem Gespräch beteiligt war;

  • die erforderlichen technischen Maßnahmen ergreifen, um die Rechte und Freiheiten Dritter zu schützen, die möglicherweise am Gespräch teilgenommen haben;

  • gegebenenfalls statt der vollständigen Aufzeichnung eine Teiltranskription oder einen relevanten Auszug bereitstellen, sofern dies zum Schutz von Daten Dritter oder berechtigter Interessen erforderlich ist.

Die Bereitstellung einer Kopie erfolgt vorbehaltlich:

  • vorheriger ausreichender Identitätsprüfung;

  • Bewertung möglicher Auswirkungen auf die Rechte Dritter;

  • Prüfung, dass keine gesetzlichen Einschränkungen entgegenstehen.

 

Einschränkungen und Interessenabwägung

Die Ausübung des Auskunftsrechts darf die Rechte und Freiheiten anderer betroffener Personen nicht beeinträchtigen, gemäß Artikel 15 Abs. 4 DSGVO.

Insbesondere werden Aufzeichnungen nicht bereitgestellt, wenn:

  • ein laufendes Gerichts- oder Verwaltungsverfahren besteht und die Offenlegung die Rechtsverteidigung beeinträchtigen könnte;

  • untrennbare personenbezogene Daten Dritter betroffen wären;

  • gesetzliche Verpflichtungen der Herausgabe entgegenstehen.

In solchen Fällen wird eine begründete Antwort gemäß Artikel 12 DSGVO erteilt.

 

Antwortfrist

C1 Broker® wird auf Anträge innerhalb einer Frist von maximal einem (1) Monat ab Eingang antworten. Diese Frist kann bei komplexen Anträgen gemäß Artikel 12 Abs. 3 DSGVO verlängert werden.

Technologieanbieter handeln als Auftragsverarbeiter gemäß Artikel 28 DSGVO.

Im Falle internationaler Datenübermittlungen gelten die in den Artikeln 44 ff. DSGVO vorgesehenen Garantien, einschließlich Standardvertragsklauseln oder Angemessenheitsbeschlüssen, sofern zutreffend.

Diese Richtlinie erlaubt keine über die ausdrücklich beschriebenen hinausgehenden Verarbeitungstätigkeiten. Jede zusätzliche Nutzung erfordert eine spezifische rechtliche Bewertung gemäß der DSGVO.

 

Diese Richtlinie basiert auf den geltenden Vorschriften zum Datenschutz und zu arbeitsrechtlichen Beziehungen. Sie können die offiziellen Texte der folgenden Bestimmungen einsehen:

 

C1 Broker® – WISEG MEDIACIÓN DE SEGUROS, S.L. hat die entsprechende Interessenabwägung (LIA) gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und den Leitlinien des Europäischen Datenschutzausschusses durchgeführt und dabei sichergestellt, dass die Verarbeitung nicht die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen überwiegt.

Jede Änderung der Verarbeitungszwecke, die Einführung neuer Technologien, die Erweiterung des Umfangs der Aufzeichnung oder eine wesentliche Änderung der eingesetzten Systeme erfordert eine vorherige rechtliche Bewertung durch die Compliance-Stelle von C1 Broker® – WISEG MEDIACIÓN DE SEGUROS, S.L.

Solche Änderungen werden ordnungsgemäß dokumentiert und durch eine formelle Aktualisierung dieser Richtlinie abgebildet.

 
 
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